Totaaloplossing voor ieder advocatenkantoor

Advocatendossier ondersteunt het primaire proces op een slimme manier. Zo maak je van een cliënt een ambassadeur van je kantoor. Een optimale combinatie van efficiënter werken en cliëntgerichter communiceren. Stel de cliënt centraal met het Online dossier en zorg direct voor sneller en veiliger communiceren.

Dossiers en zaken

Een dossier in Advocatendossier bestaat uit één of meerdere zaken. Zaken zijn duidelijk van elkaar te onderscheiden omdat de zaaksoorten logisch zijn ingedeeld. De zaaksoorten zijn door het kantoor zelf te beheren.

In het dossier zijn de onderdelen te vinden die zaak overstijgend zijn, zoals een passeerafspraak, verstuurde offerte, digitale vragenlijsten, afrekeningen of andere relevante documenten.

  • Overzicht van betrokken cliënten en rechtspersonen met hun hoedanigheden.
  • Handige dossiervoortgang met vinkjes die ook inzichtelijk zijn voor de cliënten in het Online Dossier.
  • Een overzicht van alle relevante modellen voor de zaak. Deze worden met een aantal eenvoudige vragen of invulvelden voorbereid om een document te genereren.
Met Advocatendossier bieden we een oplossing voor ieder kantoor: van groot tot klein.
Niels Radstake

Cliëntenadministratie

Alle relevante gegevens van een cliënt kunnen bijgehouden worden. Familie-, aandeelhouder- en bestuurrelaties tussen cliënten kunnen eenvoudig gevisualiseerd worden.

Online Dossier

Met het Online Dossier heeft de cliënt inzicht in zijn of haar dossiers. Ook makelaars, adviseurs en andere verwijzers kunnen toegang krijgen tot alle dossiers waar ze bij betrokken zijn. Zo hebben ze altijd een actueel overzicht van de dossiers die op dat moment bij het kantoor lopen. Je cliënten kunnen tijdens en na de periode dat hun dossier loopt, alle correspondentie, afrekeningen, concepten en digitale afschriften eenvoudig raadplegen. Ook lang nadat een dossier is afgesloten.

Documenten delen

Via Advocatendossier worden documenten gedeeld met cliënten en relaties. Bijvoorbeeld een conceptdocument of een nota van afrekening. Bij het aanmaken van het eerste dossier wordt een wachtwoord aan de cliënt verstrekt. Met dit wachtwoord kan de cliënt zijn of haar dossier en eventueel volgende dossiers inzien. Na het inloggen kan de cliënt het wachtwoord zelf wijzigen. Als kantoor blijf je altijd de controle houden over wie welke documenten kan inzien.

Online Dossier voor de cliënt

De cliënt logt in met zijn of haar e-mailadres en het verkregen wachtwoord. De link naar de inlogpagina staat in de e-mailberichten. Vervolgens ziet de cliënt gegevens van de eigen dossiers en de gedeelde documenten. Deze documenten kunnen door de cliënt gedownload worden. Ook digitale vragenlijsten staan in het Online Dossier klaar voor de cliënt.

E-mailsjablonen en notificaties

Wanneer er één of meerdere documenten zijn klaargezet in het Online Dossier, verstuur je makkelijk en snel een e-mail om de relevante relaties op de hoogte te brengen. Er zijn uitgebreide e-mailsjablonen beschikbaar om afspraken te bevestigen, cliënten te herinneren aan de waarborgsom, te melden dat er documenten klaar staan en vele meer. Zo creëer je een extra contactmoment met de cliënt zonder dat dit extra tijd kost.

Integraties en recherches

Advocatendossier biedt op een gebruiksvriendelijke manier alle integraties voor advocatuur aan, waardoor jouw kantoor efficiënt werkt en gegevens niet meerdere malen ingevoerd hoeven te worden. Van alle inzages wordt automatisch een digitale kopie opgeslagen zodat elk dossier altijd compleet is én blijft.

CCBR

Advocatendossier koppelt met Centraal Curatele en Bewind register. Advocaten sturen de gegevens uit hun repertorium via Advocatendossier naar het CCBR.

Kamer van Koophandel

Een rechtspersoon kan automatisch aangemaakt worden op basis van een KVK-uittreksel dat toegevoegd wordt via een rechtstreekse koppeling. Ook na- en herrecherches kunnen automatisch uitgevoerd worden.

Curatele en Insolventieregister

Advocatendossier bevat een integratie met de CIR en CCBR registers van de Rechtspraak. Deze koppeling biedt de mogelijkheid om recherches in te plannen, zodat bij het aanleggen van een dossier slechts eenmaal gekozen hoeft te worden wanneer de voor-, na- en her-recherches uitgevoerd moeten worden.

Twinfield

Er is een automatische koppeling met het boekhoudpakket Twinfield voor het doorboeken van nota's en declaraties. De betalingen vanuit Twinfield zijn direct inzichtelijk in Advocatendossier.

ID Scanner

Voor kantoren die een Conviso ID-scanner hebben is er een koppeling beschikbaar met Advocatendossier. Zo wordt van een ingescand legitimatiebewijs direct een cliëntkaart aangemaakt en tevens een VIS toetsing gedaan.

Instellingen

Uniek binnen Advocatendossier zijn de voor het kantoor toegankelijke instellingen. Zo is het mogelijk om zelf nieuwe medewerkers, zaaksoorten of declaratiesjablonen toe te voegen. De instellingen zijn zeer uitgebreid zodat een kantoor Advocatendossier helemaal naar eigen wens kan inrichten. Elke gebruiker krijgt een rol toegewezen en die zorgen ervoor dat bevoegdheden specifiek bepaald worden. Bevoegde medewerkers kunnen instellingen zelf snel en gemakkelijk wijzigen, maar natuurlijk is het altijd mogelijk om ons te bellen voor ondersteuning.

Slimme modellen

De eigen ‘slimme’ kantoormodellen kunnen eenvoudig worden beheerd. Een document kan je maken op basis van een model of door een set tekstblokken te kiezen. Advocatendossier bevat een handige modellenbank, waarin in een logische structuur de modellen van het kantoor bewaard worden (in Word formaat). Deze modellen worden grotendeels automatisch ingevuld (NAW-gegevens, basisinformatie), overige bepalingen in het document zijn te automatiseren. Per documentsoort kunnen de meest voorkomende varianten als model opgeslagen worden, zodat deze eenvoudig gebruikt kunnen worden.

Tijdschrijven

Met Tijdschrijven kan je bijhouden hoeveel tijd er wordt besteed aan een bepaald dossier. Hierdoor kan er een declaratie gemaakt worden op basis van geschreven uren. De geschreven tijd kan als bijlage bij een declaratie gevoegd worden. Tijdschrijven kan met de ingebouwde stopwatch maar kan ook handmatig ingevoerd worden.

Rapportages

Over allerlei onderdelen kunnen rapportages gemaakt worden. Enerzijds zijn daar uiteraard de meer financieel ingerichte overzichten zoals omzet per dossier, overzicht lopende dossiers en documenten aantallen per maand. Anderzijds zijn er de praktische overzichten van bijvoorbeeld dossiers per makelaar. Er wordt continu gewerkt aan het verder uitbreiden van de rapportages.

Taken

Advocatendossier heeft een kantoor brede takenlijst die vanuit verschillende plekken werkt. Taken zijn te koppelen aan dossiers of cliënten maar kunnen ook algemene taken zijn. Elke taak krijgt een verantwoordelijke medewerker en een uitvoerdatum. Als er een taak aangemaakt is, komt deze op de aangegeven datum naar boven.

Offertes en opdrachtbevestigingen

Een nette offerte in jullie eigen huisstijl geeft een professionele indruk. Als modern advocatenkantoor kan je snel en overzichtelijk offertes versturen met de Offertemodule. De potentiële cliënten kunnen de offerte rustig in overweging nemen en de offerte accepteren door één druk op de knop. Daarnaast hebben jullie overzicht over het hele proces. Door het handige overzicht is inzichtelijk wat het aantal verstuurde, geaccepteerde en openstaande offertes is.

Digitale intakelijsten

Met de digitale intake of vragenlijsten kun je informatie van cliënten uitvragen. Wanneer een cliënt bijvoorbeeld een overeenkomst wil laten opstellen kan er uitgevraagd worden om welke bedragen het gaat, welke voorwaarden van toepassing moeten zijn et. Voor de cliënt is het prettig om digitaal de intake lijst te doorlopen. Ook kunnen kopie legitimatiebewijzen eenvoudig en veilig opgevraagd worden.

Wij geloven dat een advocaat meerwaarde creëert door méér te zijn dan alleen dat ene document.
Jacky Vernimmen

Relatiebeheer

De module Relatiebeheer filtert het cliëntenbestand door geavanceerde filters. Daarnaast is het mogelijk om zelf cliënten in doelgroepen te plaatsen, zodat ze later weer terug te vinden zijn. Bijvoorbeeld: je stuurt iedereen die een ‘topklant’ is met de feestdagen een kerstkaart. Allerlei filters zijn mogelijk.

Managementinformatie

Uiteraard biedt Advocatendossier standaard rapportages en overzichten. Voor kantoren die meer inzicht willen biedt Dirict samen met RSult een uitgebreid Business Intelligence dashboard aan. Dit BI-dashboard Ezora haalt gegevens uit alle operationele- en financiële systemen om zo een totaaloverzicht te geven van je organisatie. Het is ook mogelijk om andere management informatie systemen te koppelen. Neem hiervoor contact met ons op.